L'agilité s'étend au-delà de l'informatique : comment l'informatique profite aux départements d'entreprise « non techniques ».

Suite à la fermeture des bureaux à travers le monde imposée par la COVID-19, la plupart des équipes sont passées au télétravail intégral à la mi-avril 2020. Ce nouvel environnement de travail a engendré des défis qui ont incité de nombreuses équipes à adopter des pratiques, des outils et des cadres agiles.

Selon le plus récent State of Agile RapportL'utilisation des méthodes agiles au sein des équipes de développement logiciel a plus que doublé en 2020, passant de 37 % à 86 %. Mais cette adoption ne s'est pas limitée aux services traditionnellement liés à la technologie, comme le développement logiciel ou les opérations. En outre, l'adoption des méthodes agiles en entreprise a connu une forte progression : 17 % des services marketing et sécurité, 16 % des services des ressources humaines, 11 % des équipes commerciales et 10 % des services financiers interrogés ont déclaré avoir adopté les méthodes agiles au cours de l'année 2020.

Le taux actuel d'adoption des méthodes agiles en entreprise par les équipes non techniques peut ne pas sembler impressionnant, mais il représente une croissance significative par rapport aux années précédentes. En regardant le 14e State of Agile Rapport publié en mai 2020À l'époque, seulement 7 % des services marketing, 6 % des services RH et 5 % des services commerciaux utilisaient des techniques et des outils agiles.

La tendance que nous observons est que les équipes, à tous les niveaux de l'organisation, recherchent un moyen de définir des objectifs, de canaliser les efforts et d'aligner les équipes sur des résultats précis, sans avoir recours à un contrôle excessif. Les méthodologies agiles constituent un outil facilement accessible qui répond à ces critères, car elles

• Établissez des objectifs clairs, assortis de boucles de rétroaction et d'évaluations/rétrospectives, afin de suivre les progrès.
• Permettre l'autodétermination et l'auto-organisation
• Adoptez une approche itérative pour découvrir les meilleures méthodes d'atteinte des objectifs, tout en l'adaptant à un environnement commercial dynamique (et imprévisible).

Ces avantages ont permis un niveau élevé de productivité parmi les équipes travaillant à distance au plus fort de la pandémie de COVID-19, mais ils peuvent continuer à renforcer les équipes sur site et les environnements hybrides (à distance/sur site).

L'agilité apporte de la clarté grâce à des outils comme Kanban et la planification des sprints.

De nombreux objectifs organisationnels sont considérés comme allant de soi, ce qui signifie qu'aucune directive spécifique n'est communiquée en langage clair en dehors du cadre des tâches quotidiennes. Même au sein de services comme les ventes, qui peuvent avoir des quotas et des objectifs, les objectifs à long terme et la vision ne sont pas communiqués régulièrement ni par la direction ni par les autres services.

L'adoption de méthodes agiles en entreprise offre l'opportunité de définir des objectifs pour les activités quotidiennes, tout en clarifiant les attentes. Proposer une vision partagée permet de fédérer les équipes et d'orienter les actions, notamment pour les services peu habitués à des objectifs rigides et prédéfinis, comme les ressources humaines. 

La méthode Agile oblige les organisations à donner à leurs équipes des objectifs clairs.

Les objectifs agiles sont définis en fonction du résultat souhaité. Par exemple, un service RH d'entreprise peut se fixer pour objectif de réduire le temps consacré à chaque entretien d'évaluation, diminuant ainsi les coûts et les délais tout en améliorant la satisfaction des employés. Un autre objectif possible serait d'accroître le chiffre d'affaires par vente, permettant à l'entreprise de réinvestir ses bénéfices dans l'innovation afin de devenir un leader sur son marché.

Le suivi des progrès vers les objectifs peut s'effectuer à l'aide d'un outil ou d'un point de référence facilement accessible. Un logiciel de tableau Kanan, par exemple, permet de suivre l'avancement des tâches de chaque membre de l'équipe ainsi que la progression globale vers la réalisation d'une étape clé. La performance peut également être mesurée à l'aide d'indicateurs, tels que le délai d'exécution de certaines phases du flux de travail, et affichée sur un tableau de bord accessible à toute l'équipe. 

Les petits objectifs et cibles doivent être alignés sur les objectifs organisationnels plus larges, ce que McKinsey appelle « l'agilité organisationnelle ».North StarDans la mesure du possible, les objectifs doivent comporter des cibles mesurables, et les objectifs qualitatifs doivent être assortis d'une définition du succès. Il est important que les objectifs soient fixés selon des échéanciers à court terme. Si les objectifs à long terme sont autorisés (surtout lorsqu'ils contribuent à une vision globale), ils doivent être décomposés en étapes intermédiaires. Il doit également être possible de réviser les échéanciers et d'ajuster le périmètre du travail au besoin, ce qui se fera à la fin d'un sprint et lors de la rétrospective/analyse qui suivra.

La définition d'objectifs agiles et le suivi des sprints ont permis aux équipes distantes de gérer leur travail de manière autonome.

Au plus fort du télétravail, l'adoption de méthodes agiles pour certains outils et pratiques a permis aux équipes de suivre l'avancement de leurs projets et de partager les objectifs. Les membres des équipes disposaient de plateformes en libre-service pour le suivi des tâches et des indicateurs, leur permettant ainsi de gérer leur travail quotidien sans avoir besoin de l'intervention directe d'un superviseur. 

L'analyse des données et des performances du dernier sprint permet aux équipes d'expérimenter, de tester de nouvelles méthodes et d'améliorer leurs performances grâce à une démarche d'amélioration continue. Par exemple, si un sprint a donné des résultats inférieurs aux prévisions, l'équipe n'est pas blâmée, mais invitée à rechercher des idées pour améliorer ses performances. Dans certains cas, un nouveau processus, une nouvelle politique ou un nouvel outil peuvent permettre d'atteindre les objectifs fixés. Dans d'autres cas, les objectifs de performance sont simplement revus pour être plus réalistes.

La gestion du backlog et du portefeuille de projets joue un rôle essentiel dans ce processus. Avant le lancement d'un sprint, l'équipe peut identifier les tâches non réalisées et les objectifs non atteints, et prioriser ceux à accomplir lors du prochain sprint. Ce niveau de planification et d'organisation permet aux équipes de définir leur stratégie, d'établir des priorités glissantes sur 7 à 14 jours et de viser des objectifs ambitieux, contribuant ainsi à l'amélioration du fonctionnement de l'entreprise et au renforcement des systèmes de création de valeur.

La méthode Agile permet l'auto-organisation afin d'éviter la microgestion.

Gérer rigoureusement des centaines d'employés dans un bureau est une tâche épuisante. Le faire à distance est impossible. À l'été 2020, de nombreuses équipes se sont retrouvées prises au piège de réunions Zoom interminables, simplement pour mettre en œuvre une stratégie ou fournir des preuves de travail satisfaisantes. Certaines de ces initiatives reflétaient la nécessité de s'adapter à la « nouvelle normalité », tandis que d'autres témoignaient d'une résistance farouche à la gestion directe de chaque aspect du travail.

L'adoption de la méthode agile au sein d'une organisation offre une formidable opportunité de se débarrasser du micromanagement tout en permettant aux équipes de poursuivre un objectif précis.

« L’auto-organisation est une pratique fondamentale de la méthode de travail agile », affirme-t-on. Cabinet de conseil Consulting.eu« Dans une organisation auto-organisée, la stratégie et les objectifs de l'organisation sont traduits en objectifs au niveau de l'équipe. L'équipe décide elle-même de la manière d'atteindre cet objectif. Cela implique qu'elle prenne ses propres décisions, expérimente activement, tire des leçons de ses échecs et s'adapte en permanence. Et si cette approche est bien menée, elle peut engendrer une forte motivation, car les membres de l'équipe acquièrent maîtrise, autonomie et sens à leur travail. Ce qui, à son tour, stimule la productivité. »

En télétravail, les équipes se voyaient souvent confier un objectif ou un défi à relever. Elles étaient invitées à déterminer elles-mêmes la meilleure façon d'y parvenir, y compris la possibilité de collaborer. Des équipes pluridisciplinaires pouvaient ainsi se former de manière spontanée et dynamique. Différents talents et domaines d'expertise pouvaient alors collaborer pour atteindre des objectifs spécifiques, un à un.

L'improvisation agile favorise la découverte et crée des modèles de réussite pour les autres équipes.

Au bureau comme à distance, les équipes auto-organisées permettent aux individus d'aborder la résolution créative de problèmes avec plus d'efficacité qu'ils ne le feraient seuls. Elles offrent également la possibilité de découvertes spontanées et fortuites, ainsi que de partages de connaissances. ce que le PDG de Zappos, Tony Hsieh, appelle des « collisions »En interagissant, les équipes auto-organisées parviennent essentiellement à découvrir des flux de travail plus optimaux ou à surmonter les difficultés actuelles, souvent avec une efficacité bien supérieure à celle d'un cadre supérieur qui détermine les solutions optimales et tente de les imposer par décret, dans le style de gestion classique en « cascade ».

Les succès obtenus par de petites équipes agiles agissant de manière dynamique peuvent servir de modèle pour la diffusion des méthodes agiles, comme cela a été constaté. dans des entreprises comme Levi Strauss & Co..

« Rien ne convainc mieux les dirigeants sceptiques que de voir leurs propres employés avoir un impact vérifiable grâce au travail agile. » McKinsey l'a noté dans un rapport agile de 2019« Par exemple, une entreprise pétrolière et gazière a lancé une série de projets pilotes agiles grâce auxquels des équipes pluridisciplinaires ont réussi à concevoir des puits en 50 à 75 % de temps en moins que la moyenne historique. »

L'agilité aide les équipes et les organisations à « s'adapter aux imprévus » et à réagir face à des environnements imprévisibles.

À partir de fin mars 2020, la situation concernant le travail, les fermetures et les perturbations des activités a évolué de manière imprévisible, changeant souvent littéralement au jour le jour. Il était impossible de mettre en œuvre un « plan directeur » capable d'accompagner les équipes jusqu'à la fin de la pandémie – une fin qui ne s'est toujours pas pleinement concrétisée. La situation posait un problème majeur. Digital.ai Le client a comparé cela à « la construction d'un avion en plein vol ».

L'approche agile favorise la flexibilité en privilégiant les progrès à court terme pour atteindre une vision à long terme adaptable. Les cycles agiles itératifs permettent de mettre en œuvre, de tester et d'ajuster les changements au fil du temps en fonction des retours d'information.

Par exemple, de nombreuses équipes ont testé plusieurs outils pour trouver celui qui facilitait le mieux la communication, passant de Skype à Zoom, puis à Slack et Discord. Cette expérimentation leur a permis de déterminer dynamiquement le flux de travail et les outils les plus adaptés à la situation.

Pour reprendre un exemple plus ancien, La Harvard Business Review illustre Comment la méthode agile peut donner aux équipes la liberté de choisir leurs propres méthodes de travail et de les adapter en fonction des données de performance :

Conformément aux principes agiles, l'équipe dirigeante ne planifie pas tout dans les moindres détails à l'avance. Elle reconnaît qu'elle ignore encore le nombre d'équipes agiles nécessaires, le rythme de leur mise en place et la manière de gérer les contraintes bureaucratiques sans perturber l'organisation. Elle lance donc généralement une première vague d'équipes agiles, recueille des données sur la valeur ajoutée qu'elles créent et les contraintes auxquelles elles sont confrontées, puis décide de la marche à suivre : quand et comment.

L'essentiel est que les méthodes agiles permettent aux organisations et aux équipes de cerner leurs besoins de manière dynamique. Cette capacité est cruciale car les meilleures solutions doivent souvent évoluer de façon organique. De plus, figer une approche peut entraîner des changements soudains, comme une pandémie mondiale, susceptibles de bouleverser les plans les mieux conçus et de susciter des demandes immédiates pour de nouvelles solutions.

Le besoin soudain de télétravail a changé notre façon de travailler… probablement pour toujours.

Malgré les nouvelles vagues de variants de la COVID-19, l'environnement des entreprises et des bureaux est beaucoup plus stable qu'il y a un an. Pourtant, selon le 15e State of Agile D'après les données du rapport, peu d'équipes retourneront au travail entièrement en présentiel : 56 % ont indiqué qu'elles passeraient à un modèle hybride bureau/télétravail ; seulement 3 % ont déclaré qu'elles retourneraient au bureau à temps plein et 25 % ont déclaré qu'elles prévoyaient de rester entièrement en télétravail dans un avenir prévisible.

Entre-temps, les répondants à State of Agile L'enquête indique que l'adoption des méthodes agiles a apporté des avantages aux équipes, tels que :

• Amélioration de notre capacité à gérer l'évolution des priorités — 64 % des répondants
• Augmentation de la productivité de l'équipe — 47 %
• Amélioration de l'alignement des activités et des systèmes informatiques — 47 %
• Amélioration de la visibilité du projet — 40 %
• Risque du projet réduit — 39 %
• Cela nous a permis de mieux réagir à la volatilité des marchés — 39 %
• Amélioration du moral de l'équipe — 35 %

L'agilité n'est ni une solution universelle, ni une panacée instantanée. Son adoption au sein d'une organisation doit se faire par cycles itératifs, en laissant place à la réflexion, à l'ajustement et aux révisions stratégiques. L'agilité peut également avoir du mal à s'adapter à des situations inédites, du moins au début. Sondage Gallup de septembre 2020Les équipes qui utilisaient la méthode agile avant la pandémie ont signalé avoir rencontré des difficultés avec de nombreux aspects du travail à distance.

Malgré les difficultés de mise en œuvre que peut engendrer l'adoption de l'agilité en entreprise, le travail agile semble bien parti pour durer. Son adoption au sein des organisations et dans de nombreux services deviendra probablement la norme, d'autant plus que de plus en plus de personnes optent pour le télétravail plutôt que pour une présence permanente au bureau et recherchent une méthodologie qui favorise la clarté, l'autonomie, la flexibilité et, surtout, l'adaptabilité.

Découvrez dans notre publication récente comment la culture du travail agile a évolué et s'est répandue au sein des organisations au cours de l'année écoulée. State of Agile, 15ème Rapport.