Metodologia ágil se expande para além da TI: como a TI beneficia departamentos empresariais "não técnicos"

Como resultado do fechamento de escritórios em todo o mundo devido à COVID-19, em meados de abril de 2020 a maioria das equipes passou a trabalhar totalmente de forma remota. Esse novo ambiente de trabalho apresentou desafios que convenceram muitas equipes a adotar práticas, ferramentas e estruturas Agile.

De acordo com o mais recente State of Agile Relatório Em 2020, o uso de metodologias Agile entre equipes de desenvolvimento de software mais que dobrou, passando de 37% para 86%. Mas a adoção de metodologias Agile não se restringiu aos setores tradicionais, como desenvolvimento de software ou operações. Além dessas áreas, a adoção de metodologias Agile em empresas como um todo disparou: 17% dos departamentos de marketing e segurança, 16% dos departamentos de recursos humanos (RH), 11% das equipes de vendas e 10% dos departamentos financeiros entrevistados afirmaram ter adotado metodologias Agile ao longo de 2020.

A taxa atual de adoção de metodologias Agile em empresas, mesmo por equipes não técnicas, pode não parecer impressionante, mas representa um crescimento significativo em comparação com anos anteriores. Olhando para o dia 14 State of Agile Relatório publicado em maio de 2020Naquela época, apenas 7% dos departamentos de marketing, 6% dos de RH e 5% dos de vendas utilizavam técnicas e ferramentas Agile.

A tendência que observamos é que as equipes em toda a organização estão buscando uma maneira de definir objetivos, canalizar esforços e alinhar as equipes em direção a resultados específicos sem a necessidade de um alto nível de microgerenciamento. As metodologias Agile são uma ferramenta prontamente disponível para atender a esses critérios, pois elas

• Defina metas claras com ciclos de feedback e revisões/retrospectivas para monitorar o progresso.
• Permitir a autodeterminação e a auto-organização.
• Adote uma abordagem iterativa para descobrir os melhores métodos para atingir seus objetivos, adaptando-a também a um ambiente de negócios dinâmico (e imprevisível).

Esses benefícios permitiram um alto nível de produtividade entre as equipes remotas durante o auge da pandemia de COVID-19, mas podem continuar a capacitar equipes presenciais e ambientes híbridos remotos/presenciais.

A metodologia ágil traz clareza por meio de ferramentas como Kanban e planejamento de sprints.

Muitos objetivos organizacionais são dados como certos, o que significa que não há diretrizes específicas comunicadas em linguagem clara além do escopo do trabalho diário. Mesmo em departamentos como o de vendas, que podem ter cotas e metas, os objetivos e a visão de longo prazo não são comunicados regularmente pelos líderes da organização nem por outros departamentos.

A adoção de metodologias Agile em empresas oferece a oportunidade de "definir um objetivo" para os resultados do trabalho diário, ao mesmo tempo que proporciona clareza sobre as expectativas. Oferecer uma visão compartilhada pode unificar equipes e direcionar o trabalho, especialmente em departamentos que não estão tradicionalmente acostumados a metas rígidas e inflexíveis, como o de Recursos Humanos. 

A metodologia ágil força as organizações a definirem objetivos claros para suas equipes.

Os objetivos da metodologia ágil são definidos com base no resultado desejado. Por exemplo, o departamento de RH de uma empresa pode estabelecer como meta reduzir o tempo gasto em cada avaliação de desempenho, diminuindo custos e prazos, ao mesmo tempo que melhora a satisfação dos funcionários com o processo. Outra meta possível seria aumentar a receita por venda, permitindo que a empresa reinvista os lucros em inovação para se tornar líder em seu setor.

O progresso em direção aos objetivos pode ser acompanhado usando uma ferramenta ou ponto de referência facilmente disponível. Um programa de quadro Kanan, por exemplo, pode monitorar o progresso das tarefas de cada membro da equipe, bem como o progresso geral em direção à conclusão de um marco específico. O desempenho também pode ser medido usando métricas, como o tempo de espera para determinadas etapas do fluxo de trabalho, e representado por meio de um painel acessível a toda a equipe. 

Pequenas metas e objetivos devem estar alinhados com os objetivos organizacionais mais amplos, o que a McKinsey chama de "agilidade" em uma organização.NorthstarO máximo possível de metas deve envolver objetivos mensuráveis, e as metas qualitativas devem ter uma "definição de sucesso" a ser alcançada. É importante que as metas sejam definidas de acordo com cronogramas de curto prazo. Embora metas de longo prazo sejam permitidas (especialmente quando reforçam uma visão abrangente do resultado), elas devem ser divididas em marcos menores. Também deve haver espaço para revisar os cronogramas e ajustar o escopo do trabalho conforme necessário, o que ocorrerá ao término de um "sprint" e na subsequente retrospectiva/revisão do sprint.

O estabelecimento ágil de metas e o monitoramento de sprints ajudaram as equipes remotas a gerenciar o trabalho de forma autônoma.

Durante o auge do trabalho remoto, a adoção de metodologias Agile para ferramentas e práticas específicas permitiu que as equipes acompanhassem o progresso do trabalho e compartilhassem objetivos entre si. Os membros da equipe receberam repositórios de autoatendimento para tarefas e monitoramento de métricas, orientando seu trabalho diário sem a necessidade de supervisão direta. 

A análise dos dados e do desempenho do "sprint" mais recente permite que as equipes experimentem, testem novos métodos e alcancem um nível de desempenho superior por meio de melhorias contínuas. Por exemplo, se um sprint resultou em métricas inferiores às esperadas, a equipe não é repreendida, mas sim incentivada a buscar ideias para melhorar o desempenho. Em alguns casos, um novo fluxo de trabalho, política ou ferramenta pode aproximar o desempenho das metas. Em outros, as metas de desempenho são simplesmente revisadas para se tornarem mais realistas.

O gerenciamento de backlog e portfólio desempenha um papel fundamental nesse processo. Antes do início de uma sprint, a equipe pode analisar o trabalho ainda não realizado ou as metas ainda não alcançadas e priorizar quais delas serão concluídas na próxima sprint. Esse nível de planejamento e organização ajuda as equipes a traçar seu rumo, definir prioridades em um ciclo de 7 a 14 dias e buscar objetivos maiores que resultem em melhor funcionamento da empresa e maior suporte aos sistemas de entrega de valor.

A metodologia ágil permite a auto-organização para evitar a microgestão.

Gerenciar centenas de funcionários em um escritório é uma tarefa exaustiva. Faça isso remotamente é impossível. No verão de 2020, muitas equipes se viram presas em um ciclo de reuniões intermináveis ​​por Zoom apenas para implementar uma estratégia ou fornecer comprovação satisfatória do trabalho realizado. Alguns desses esforços representavam a necessidade de transição para o "novo normal", enquanto outros representavam abordagens resistentes à gestão direta de todos os aspectos do trabalho.

Adotar a metodologia ágil em uma organização representa uma grande oportunidade para eliminar a microgestão, permitindo ainda que as equipes busquem um objetivo específico.

“A auto-organização é uma prática fundamental na metodologia ágil de trabalho”, afirma. Capacidades Consulting.eu“Na auto-organização, a estratégia e os objetivos da organização são traduzidos em metas no nível da equipe. A equipe pode decidir por si mesma como alcançar essa meta. Isso exige que a equipe tome suas próprias decisões, experimente ativamente, aprenda com os erros e se adapte continuamente. E, se feito corretamente, pode levar a pessoas motivadas, pois elas adquirem domínio, autonomia e propósito. Isso, por sua vez, impulsionará a produtividade.”

Durante o trabalho remoto, as equipes frequentemente se deparavam com uma meta ou desafio a ser alcançado. Elas eram incentivadas a determinar por si mesmas a melhor maneira de atingi-lo, incluindo a possibilidade de colaboração. Equipes multifuncionais podiam ser formadas de maneira improvisada e dinâmica. Diversos talentos ou áreas de conhecimento podiam então colaborar para alcançar objetivos específicos, um de cada vez.

A improvisação ágil fomenta descobertas e cria modelos de sucesso para outras equipes.

Tanto no ambiente de escritório quanto remotamente, equipes autoformadas permitem que os indivíduos abordem a resolução criativa de problemas com mais competência do que conseguiriam sozinhos. Elas também proporcionam a oportunidade para descobertas espontâneas e fortuitas, ou para o compartilhamento de conhecimento. o que o CEO da Zappos, Tony Hsieh, chama de “colisões”Essencialmente, por meio da interação, as equipes auto-organizadas conseguem descobrir fluxos de trabalho mais otimizados ou superar desafios atuais, muitas vezes com muito mais eficiência em comparação a um gerente de alto nível que determina as soluções ideais e tenta resolvê-las por decreto, no estilo clássico de gestão em "cascata".

Os sucessos alcançados em pequenas equipes Agile que atuam de forma dinâmica podem servir de modelo para a disseminação de métodos Agile em outras equipes, como já foi observado. em empresas como a Levi Strauss & Co..

“Nada convence mais os executivos céticos do que equipes de seus próprios funcionários gerando um impacto verificável por meio do trabalho ágil.” conforme observado pela McKinsey em um relatório sobre metodologias Agile de 2019.“Por exemplo, uma empresa de petróleo e gás lançou uma série de projetos-piloto Agile por meio dos quais equipes multifuncionais conseguiram projetar poços em 50 a 75% menos tempo do que a média histórica.”

A metodologia ágil ajuda equipes e organizações a se adaptarem às mudanças e a responderem a ambientes imprevisíveis.

A partir do final de março de 2020, a situação do trabalho, com fechamentos e interrupções nos negócios, evoluiu de forma imprevisível, mudando quase que diariamente. Não havia como implementar um "plano mestre" capaz de conduzir as equipes até o fim da pandemia — um fim que ainda não se concretizou totalmente. A situação apresentou um problema. Digital.ai O cliente comparou a situação a "construir um avião em pleno voo".

A metodologia ágil proporciona flexibilidade ao focar no progresso a curto prazo em direção a uma visão adaptável a longo prazo. Os ciclos Agile iterativos permitem que as mudanças sejam implementadas, testadas e ajustadas ao longo do tempo em resposta ao feedback dos dados.

Por exemplo, muitas equipes testaram diversas ferramentas para encontrar aquela que melhor facilitasse a comunicação, passando do Skype para o Zoom, depois para o Slack e, por fim, para o Discord. A experimentação permitiu que as equipes determinassem dinamicamente o fluxo de trabalho e as ferramentas mais adequadas para cada situação.

Usando um exemplo mais antigo, A Harvard Business Review ilustra Como a metodologia ágil pode dar às equipes a liberdade de selecionar seus próprios métodos de trabalho e ajustá-los em resposta aos dados de desempenho:

"Em consonância com os princípios Agile, a equipe de liderança não planeja cada detalhe com antecedência. Os líderes reconhecem que ainda não sabem quantas equipes Agile serão necessárias, com que rapidez devem adicioná-las e como lidar com as restrições burocráticas sem mergulhar a organização no caos. Portanto, normalmente lançam uma onda inicial de equipes Agile, coletam dados sobre o valor que essas equipes criam e as restrições que enfrentam e, em seguida, decidem se, quando e como dar o próximo passo."

A chave é que os métodos Agile permitem que organizações e equipes descubram necessidades de forma dinâmica. Essa capacidade é importante porque as melhores soluções muitas vezes precisam evoluir organicamente. Além disso, definir uma abordagem de forma inflexível pode significar que mudanças repentinas — como uma pandemia global — podem comprometer os planos mais bem elaborados e gerar demandas imediatas por novas soluções.

A necessidade repentina de trabalho remoto mudou a forma como trabalhamos… provavelmente para sempre.

Mesmo em meio a novas ondas de variantes da COVID-19, o ambiente empresarial e de escritórios está muito mais estável em comparação com o ano passado. No entanto, de acordo com o 15º State of Agile De acordo com os dados do relatório, poucas equipes retornarão ao trabalho totalmente presencial: 56% indicaram que farão a transição para um modelo híbrido, com escritório e trabalho remoto; apenas 3% disseram que voltarão ao escritório em tempo integral e 25% afirmam que esperam permanecer em regime totalmente remoto num futuro próximo.

Entretanto, os respondentes ao State of Agile Pesquisas indicam que a adoção de metodologias Agile trouxe benefícios para as equipes, tais como:

• Aprimoramos nossa capacidade de gerenciar prioridades em constante mudança — 64% dos respondentes
• Aumento da produtividade da equipe — 47%
• Melhor alinhamento entre negócios e TI — 47%
• Visibilidade do projeto aprimorada — 40%
• Redução do risco do projeto — 39%
• Nos permitiu responder melhor às condições voláteis do mercado — 39%
• Melhoria no moral da equipe — 35%

A metodologia ágil não é uma solução única para todos, nem uma panaceia instantânea. A adoção da metodologia ágil em uma organização também deve ser feita em ciclos iterativos, com espaço para reflexão, ajustes e revisões estratégicas. A metodologia ágil também pode ter dificuldades para se adaptar a situações desconhecidas, pelo menos inicialmente. Pesquisa Gallup de setembro de 2020Equipes que utilizavam metodologias Agile antes da pandemia relataram dificuldades com diversos aspectos do trabalho remoto.

Apesar dos desafios iniciais que podem surgir com a adoção de metodologias Agile em empresas, o trabalho ágil parece ter vindo para ficar. Adotar metodologias Agile em diversos departamentos da organização provavelmente se tornará a norma — especialmente porque mais pessoas optam por trabalhar em casa em vez de no escritório em tempo integral e precisam de uma metodologia que proporcione clareza, autonomia, flexibilidade e, acima de tudo, adaptabilidade.

Descubra mais sobre como a cultura de trabalho ágil mudou e se disseminou entre as organizações no último ano em nossa publicação recente. sec 15 State of Agile Relatório .