Aplicando a abordagem de planejamento ágil a toda a sua empresa.

Os eventos dos últimos 12 meses demonstraram que a única previsão segura é que não sabemos o que o amanhã nos reserva. Os níveis de incerteza resultantes da pandemia da COVID-19 atingiram o âmago das organizações empresariais, afetando equipes em praticamente todos os departamentos.

Persistem temores consideráveis ​​sobre os riscos e a insegurança em relação ao futuro. Enquanto isso, em muitos casos, os processos tradicionais de planejamento foram completamente interrompidos nos meses que se seguiram aos primeiros lockdowns da pandemia, e muitas organizações ainda não se recuperaram. Embora seja verdade que nenhum setor tenha escapado ileso, os setores mais afetados, como hotelaria, entretenimento/mídia e turismo, ficaram praticamente paralisados ​​por meses.

Embora a pandemia tenha exacerbado a imprevisibilidade, o ritmo das mudanças já vinha se acelerando há décadas. Os processos empresariais tradicionais precisam se atualizar, e as disrupções causadas pela COVID-19 devem servir de alerta para as organizações que estão ficando para trás.

Nos últimos meses, especialistas em transformação digital observaram que as organizações capazes de evoluir rapidamente se saíram melhor do que aquelas que tiveram dificuldades para se adaptar. "A capacidade de adaptação e de agir com rapidez é essencial para o sucesso neste novo paradigma e permitirá que as empresas construam resiliência nos próximos anos", como observou Ben Cotter, da PwC, em um artigo sobre o assunto. Reinvenção dos negócios devido à COVID.

Uma mudança fundamental que as organizações podem implementar é a eliminação dos longos ciclos de orçamento e planejamento. Projetos que levam um ano ou mais para serem concluídos, mesmo em condições ideais, simplesmente não resistem aos eventos provocados pela instabilidade global.

Em vez disso, as empresas podem avançar adotando a planejamento ágil abordagem. Esse processo iterativo concentra-se no curto prazo e, há anos, é utilizado por equipes de software e, cada vez mais, por outros departamentos de negócios.

Uma abordagem ágil unificada traz benefícios amplificados.

É imprescindível que as organizações apliquem a metodologia ágil de forma consistente em toda a empresa, pois uma abordagem fragmentada criará dificuldades adicionais. Quando a metodologia ágil é implementada de maneira inconsistente, o resultado serão falhas que vão além de simples focos isolados de desempenho acelerado.

Por exemplo, mesmo que as metodologias Agile sejam adotadas entre DevOps Quando outras equipes e departamentos utilizam metodologias não Agile, gargalos se desenvolvem à medida que o trabalho é transferido. Essas transições abruptas em outros departamentos criam verdadeiros congestionamentos, e o impasse resultante se propaga, paralisando todo o processo. DevOps desempenho das equipes.

Além disso, a falta de implementação de metodologias Agile em outros departamentos levará a incongruências adicionais que dificultarão a aplicação genuína da metodologia ágil na organização. Essas inconsistências podem criar obstáculos em diversos departamentos.

Vamos considerar a contabilidade como exemplo: fixar orçamentos em uma mentalidade de "projeto" pode levar a práticas legadas de desenvolvimento em cascata. Por exemplo, pode haver uma fase prolongada de levantamento de requisitos, com a expectativa de um grande lançamento ao final de cada ciclo de desenvolvimento. Em vez de usar uma abordagem de orçamento fixo, os produtos devem ser financiados continuamente enquanto estiverem ativos. Assim, o controle orçamentário pode ser derivado do rastreamento de despesas incrementais e da criação de valor em cada etapa do trabalho.

“O modelo de contabilidade de custos de projetos precisa mudar, mas a solução tem que ser mútua e os resultados devem atender aos interesses de todos que leem esses relatórios contábeis”, sugere Steven A. Lowe, Gerente de Tecnologia de Produto do Google, em um artigo que discute o assunto. conceito de contabilidade enxutaEle acrescenta: "O primeiro passo é mudar o foco do rastreamento de custos por departamento para a modelagem de custos por fluxo de valor."

Entretanto, os departamentos de RH podem adotar uma abordagem semelhante ao processo de avaliação de talentos. Um artigo da Harvard Business Review sobre o assunto aborda esse tema. gestão de talentos inovadora O estudo revela que “muitas organizações adotaram avaliações de desempenho frequentes, geralmente realizadas projeto a projeto. Essa mudança se espalhou por diversos setores, incluindo varejo (Gap), grandes empresas farmacêuticas (Pfizer), seguros (Cigna), investimentos (OppenheimerFunds), bens de consumo (P&G) e contabilidade (todas as empresas da Big Four)”.

Quando todos os departamentos usam Metodologias AgileEles podem sincronizar não apenas seus objetivos, mas também suas áreas de foco. Quando a metodologia ágil é aplicada à prática de avaliações de desempenho, as avaliações passam a se concentrar mais em possibilitar um trabalho melhor e em buscar maneiras de aprimorar os processos diários. Isso contrasta com o procedimento típico de avaliação anual de funcionários, que geralmente apenas verifica se os padrões mínimos foram atendidos.

Da mesma forma, na área da contabilidade, as métricas Agile permitem que o orçamento e as finanças reflitam as prioridades atuais, eliminando a visão imprecisa de centros de "custo" versus centros de "lucro".

Embora a aplicação de metodologias Agile em toda a organização não seja necessariamente obrigatória, quanto mais uniformemente suas metodologias forem aplicadas e compreendidas, mais consistentes serão as práticas de desempenho e feedback em toda a organização.

Estender os benefícios do planejamento ágil do software para todas as outras áreas.

Com o planejamento ágil, metas de curto prazo são definidas tendo em mente objetivos e resultados de longo prazo baseados em valor. Essa abordagem incentiva o trabalho em ciclos iterativos, frequentemente chamados de "sprints". Ao final de cada ciclo, há a oportunidade de revisar o desempenho, aprender com ele e, em seguida, implementar esse conhecimento no próximo sprint.

Uma abordagem iterativa para o trabalho a ser concluído apresenta diversas vantagens principais:

• O escopo de um novo projeto ou alteração de produto pode ser revisado à medida que os requisitos se tornam mais evidentes.
• Novas ideias e melhorias podem ser introduzidas sem uma interrupção significativa no trabalho que está sendo realizado.
• Os objetivos do projeto podem ser revistos em função das mudanças no ambiente de negócios, até mesmo em casos de eventos disruptivos globais, como a pandemia de COVID-19.

Em algumas organizações, existe a tendência de pensar que os benefícios do método ágil e iterativo se aplicam apenas à entrega de software e que tentar aplicar essa mesma abordagem a outros departamentos ou áreas funcionais acarreta riscos excessivos. Na realidade, apostar demais em um único resultado pretendido é que é arriscado. A lentidão na adaptação é especialmente problemática quando a mudança se torna necessária, como foi o caso após as paralisações das atividades comerciais no início do segundo trimestre de 2020.

Quando mudanças são necessárias, a demora na ação pode causar danos que afetam toda a organização. A necessidade de tomar medidas repentinas e drásticas acarreta mais riscos do que uma abordagem iterativa em vários níveis ou áreas. Tomando outro exemplo da área contábil: se um orçamento já está definido, quaisquer alterações necessárias podem ter consequências graves.

Na verdade, a metodologia ágil pode e deve ser aplicada ao nível mais alto do trabalho realizado em uma organização. A Harvard Business Review sugere isso em um artigo. Artigo sobre organizações Agile Embora o planejamento ágil possa não funcionar para algumas atividades da alta administração, muitas atividades cruciais devem utilizá-lo, "incluindo o desenvolvimento de estratégias e a alocação de recursos, o fomento de inovações revolucionárias e a melhoria da colaboração organizacional. Executivos seniores que se unem como uma equipe ágil e aprendem a aplicar a disciplina a essas atividades alcançam benefícios de longo alcance."

É importante ressaltar também que a adoção da metodologia ágil é mais tranquila e bem-sucedida quando há adesão da liderança, começando pela alta administração, permitindo que a mentalidade ágil permeie toda a organização.

Tornar a metodologia ágil mais difundida para tornar as empresas menos frAgile.

Embora a maioria das empresas aprecie o uso de metodologias Agile, elas geralmente se restringem a aplicações específicas. Em nosso recente State of Agile Vistorias95% dos entrevistados afirmam que pelo menos algumas equipes utilizam metodologias Agile em suas organizações. No entanto, a pesquisa mostra que, embora 33% digam que mais da metade de suas equipes utiliza metodologias Agile, apenas 14% dos entrevistados relatam que todas as equipes as utilizam.

Esses resultados indicam que o uso de metodologias Agile precisa aumentar e que as equipes de nível superior precisam adotá-las em maior escala. A transição bem-sucedida para metodologias Agile reduzirá os resquícios de práticas comerciais legadas. Em muitos casos, essas práticas legadas são o que continua a sobrecarregar as equipes e a impedir que muitas empresas se adaptem facilmente para se manterem competitivas — ou mesmo viáveis.

A resposta enfática à COVID-19 demonstra que empresas de diversos setores estão dispostas a quebrar suas próprias regras contrárias à agilidade quando a situação se torna crítica e a necessidade de ação imediata é evidente. Essa necessidade de ação, porém, nunca desaparece, e adotar uma abordagem de planejamento ágil é a única maneira de viabilizar ações inovadoras em qualquer etapa do trabalho. Seus planos de negócios não podem ser comprometidos se você, em primeiro lugar, desvincular o planejamento de estruturas rígidas. Uma abordagem ágil permite soluções fluidas e mais flexíveis que, em última análise, agregarão mais valor ao cliente.

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