A comunicação impulsiona a mudança cultural ágil: lições aprendidas pela Levi's

A comunicação orienta a colaboração entre equipes, incluindo a forma como elas se coordenam e executam o trabalho, alcançando grandes objetivos por meio da acumulação de pequenas tarefas diárias.

A metodologia ágil representa uma mudança profunda na forma como trabalhamos — não apenas na forma como executamos as tarefas, mas também na forma como vemos o trabalho, planejamos e o produzimos como um todo dentro das equipes. A comunicação é uma parte essencial de todos esses processos Agile. Durante uma webinar recente apresentado por Bret Piontek, da Levi Strauss & Co., e Derek Holt, Digital.aiAmbos os apresentadores concordaram que "90% do trabalho é comunicação" ao gerenciar ou trabalhar diretamente com equipes Agile.

Por que a comunicação é tão importante? A comunicação orienta a colaboração entre equipes, incluindo a forma como elas se coordenam e executam o trabalho, alcançando grandes objetivos por meio da acumulação de pequenas tarefas diárias. Especificamente, a comunicação é importante no ambiente de trabalho ágil porque é utilizada para:

• Estabelecer metas/visão
• Defina as expectativas
• Alinhar prioridades
• Revisar o trabalho
• Acompanhe o progresso.
• Discuta os desafios
• Analise os resultados do sprint.

Ao mesmo tempo, organizações que buscam aprimorar métodos de comunicação ágil não precisam necessariamente de mais comunicação, mas sim de uma comunicação melhor. Reuniões em excesso podem ser contraproducentes, especialmente quando não possuem uma pauta definida.

Em vez disso, as organizações podem contar com ferramentas de colaboração para desenvolvimento ágil de software, bem como com análise de dados. Essas tecnologias ajudam as organizações a encontrar o equilíbrio ideal entre manter-se sincronizadas e evitar o desperdício de tempo com diversas formas de comunicação. Combinando o uso de tecnologias e analisando cuidadosamente seus métodos de comunicação ágil, a Levi Strauss & Co. conseguiu incentivar os tipos certos de comunicação sem comprometer a produtividade.

As cerimônias Scrum buscam qualidade em pequenas quantidades de tempo.

As metodologias Agile incentivam equipes, gerentes e líderes a manterem uma comunicação regular. Ao usar uma metodologia ágil como o Scrum, por exemplo, o ideal é que as equipes se reúnam pelo menos uma vez por dia para uma breve reunião diária. 

Incentivar essas reuniões gera uma queixa comum entre aqueles que resistem à metodologia ágil: há “reuniões demais”. Essa queixa é especialmente comum em organizações que adicionam reuniões Agile à carga de reuniões já existente.

Na realidade, quando praticado conforme as instruções, o conceito central do Scrum visa a reuniões curtas, porém altamente produtivas. 

• As reuniões em pé devem durar apenas 15 minutos (mesmo que frequentemente ultrapassem esse tempo). 
• O planejamento de sprints envolve trabalho colaborativo que exige comunicação, economizando, em última análise, o tempo necessário para discutir o trabalho e coordenar as equipes no meio da sprint.
• As revisões de sprint podem ser cansativas quando se resumem a apresentar comprovação de trabalho às partes interessadas, mas a coleta e apresentação de dados é uma etapa essencial (que poderia ser substituída por dashboards).
• As retrospectivas de sprint são vitais para economizar tempo a longo prazo.
• Uma reunião de Scrum de Scrums geralmente só é convocada quando há necessidade de discussão e feedback, quando se discute uma estratégia de longo prazo ou quando um e-mail interdepartamental simplesmente não resolve o problema.

Apesar dessas garantias, muitas equipes Agile se sentem atormentadas por reuniões. Em 2014, A Harvard Business Review documentou o caso de um vice-presidente que passava 44 horas por semana em reuniões. e um gerente de TI que dedicava 35 horas semanais a essas reuniões. É importante notar que o gerente de TI admitiu que enviava e-mails em 85% dessas reuniões, o que significa que dividia sua atenção na maior parte do tempo.

O problema foi agravado pelo fato de muitas equipes estarem trabalhando remotamente devido ao fechamento de escritórios em decorrência da COVID-19. Os membros da equipe precisavam apresentar comprovantes de trabalho, participar de diversas discussões diárias ou atender a uma chamada sempre que uma conversa fosse necessária. A resposta de reunir os trabalhadores remotos em tais reuniões, sem dúvida, decorre do desafio cultural mais amplo de como lidar com a comunicação quando muitas pessoas estão distantes umas das outras.

Bret Piontek, Enterprise Agile Coach da Levi Strauss & Co., observou que "as pessoas que estavam tentando implementar coisas muito rapidamente em algumas das plataformas onde havia muito trabalho em andamento, estavam em reuniões o dia todo, trabalhando intensamente o dia inteiro".

Os líderes de TI se viram obrigados a recorrer a videochamadas como substituto para as interações presenciais usadas para definir estratégias ou resolver desafios. Mas mesmo aqueles que não trabalhavam com planejamento ou estratégia foram inicialmente obrigados a participar de reuniões regulares. Piontek teoriza que a intenção era: "Bem, se não fizermos isso, as pessoas não vão trabalhar", então todos foram forçados a se conectar.

À medida que as equipes conseguiam se adaptar, a tentação de adicionar cada vez mais reuniões diminuiu. Em seu lugar, surgiu uma abordagem mais realista para a comunicação, que visava exercer moderação e aumentar a dependência de ferramentas digitais em detrimento das câmeras digitais.

Promova uma comunicação eficaz sem recorrer à loucura.

Ao longo dos últimos anos — e não apenas durante a pandemia — líderes de TI como a Piontek aprenderam lições vitais para melhorar a comunicação sem sobrecarregar os membros da equipe com reuniões intermináveis. As três práticas-chave a seguir demonstraram, na prática, em empresas como a Levi Strauss & Co., a eficácia na resolução de problemas de comunicação e na redução do tempo gasto em reuniões, sem comprometer a coordenação da equipe.

1. Garanta que as reuniões tenham um foco específico, com um ponto de entrada e um ponto de saída claros para a discussão.
2. Restrinja a presença nas reuniões apenas aos diretamente envolvidos ou àqueles que optarem por participar.
3. Trabalhe para garantir que as necessidades das pessoas sejam atendidas por meio da comunicação — colete feedback, documente os pontos problemáticos e assegure-se de que os membros da equipe sintam que seu tempo está sendo respeitado.

Dê um propósito a cada reunião.

• Quer a reunião seja uma reunião de rotina para verificação inicial ou uma reunião de emergência convocada para desafios específicos, os participantes devem saber qual é o propósito e qual contribuição é esperada deles.
• Piontek defendeu uma mudança na Levi Strauss & Co.: "Vamos tornar as cerimônias de nossas equipes Agile mais focadas, com uma relação natural de entrada/saída."
  • Certifique-se de reduzirmos o tempo gasto em reuniões para que a equipe possa se dispersar e começar a trabalhar.
  • A equipe ainda pode se manter conectada em um fórum de bate-papo ou participar de uma chamada ao vivo, conforme necessário.
  • Essa diretiva fazia parte de um objetivo geral de reformulação das cerimônias.
• “Reuniões curtas, porém concisas, ajudam a manter o foco no que precisa ser feito”, aconselha. Luciana Paulice, coach de comunicação e cultura ágil.“Caso surjam problemas, trate-os em uma reunião separada, apenas com o pessoal diretamente envolvido.”
• Procure incorporar atualizações/informações importantes nas reuniões diárias; compartilhe as informações com antecedência para que as pessoas tenham a oportunidade de analisá-las e comentar durante ou antes da reunião.

Limite a participação nas reuniões àqueles que tenham interesse no assunto.

• Sempre pergunte "quem deve participar das reuniões diárias do Scrum ou estar presente nas cerimônias focadas em estratégia?"
• Entenda que não há necessidade de uma reunião geral que envolva uma equipe específica ou um grupo de equipes.
• Mantenha a participação da equipe pequena, buscando o ideal de "duas pizzas".
• Ninguém deve se sentir pressionado a participar de reuniões que considera irrelevantes; as pessoas devem ter o direito psicológico de fazê-lo. safeEles querem ter a possibilidade de recusar a presença caso sintam que não precisam estar lá.
• Ter uma pauta e fornecer documentação/informações com antecedência pode garantir que todos cheguem com um objetivo claro e um ponto final definido para a discussão.
• A dificuldade em determinar quais equipes exatamente precisam estar presentes em uma reunião pode indicar a necessidade de reestruturação da equipe; é por isso que a Levi's está mudando para equipes que trabalham em uma área de funcionalidade específica.

Mantenha os canais de comunicação abertos para fomentar uma cultura de colaboração e um sentimento de bem-estar psicológico. safety 

• Os líderes organizacionais devem buscar regularmente opiniões sobre as práticas de comunicação em geral e, em seguida, usar essas opiniões para considerar mudanças nas práticas existentes.
  • Por exemplo, se os gestores de equipe perceberem resistência por parte das pessoas que consideram essenciais para a presença nas reuniões, precisam questionar como torná-las mais focadas e relevantes.
• A utilização de ferramentas de colaboração, análises, automação e painéis de controle pode alinhar as pessoas sem a necessidade de convocar uma reunião, melhorando a produtividade como um todo.

Utilize a tecnologia para que o trabalho em equipe colaborativo aconteça o tempo todo.

A metodologia ágil representa uma mudança dinâmica em comparação com a abordagem tradicional em cascata, que consiste em definir estratégias, direcionar o trabalho e comunicar diretrizes. Por exemplo, em vez de diretrizes de cima para baixo para o desenvolvimento ou alteração de um produto de uma maneira específica, as equipes recebem um desafio de história do usuário e são convidadas a encontrar soluções por meio de engenharia criativa. A comunicação nesse tipo de estrutura é orgânica e vai muito além da comunicação unidirecional que antes era exercida da gerência para a equipe. 

No entanto, a profunda transformação provocada pela metodologia ágil não precisa ser uma grande e visível alteração na comunicação. Ela pode, em vez disso, manifestar-se como pequenas mudanças nas práticas diárias que, juntas, têm um grande efeito cumulativo. Nas palavras de Piontek, “estamos vendo uma mudança geral nas formas de pensar e agir”, mas também “pequenos ajustes ao longo do tempo”.

Uma dessas grandes mudanças para as pessoas é que o feedback e a colaboração entre as equipes de negócios e de TI agora são incentivados em todas as etapas do processo. 

Piontek admite que, para alguns, a mudança pode ser um pouco desconfortável. "As pessoas dizem coisas como 'ah, eu preciso estar envolvido em todo o processo?', e a resposta é 'sim, você precisa! Precisamos do seu feedback para não nos desviarmos da sua visão geral'."

Mudanças como essas podem acontecer gradualmente, mas também podem ocorrer de forma bastante rápida. Como um exemplo bastante abrangente, a necessidade de distanciamento social e o fechamento temporário de escritórios em decorrência da pandemia incentivaram uma forma completamente nova de trabalhar.

Como Derek Holt, Gerente Geral de Agile & DevOps at Digital.ai Relataram: “Há 12 a 18 meses, o consenso geral era que, ao elaborar o plano de implementação do programa, era necessário reunir 150 pessoas em algum escritório.” Quando essa reunião se tornou fisicamente impossível, as equipes aprenderam a se adaptar com um nível surpreendente de flexibilidade.

A plataforma ágil certa pode resolver problemas de comunicação e melhorar a produtividade.

Tanto Piontek quanto Holt enfatizam que uma das chaves para o sucesso dessas mudanças culturais é fornecer às pessoas as ferramentas necessárias. Se elas conseguirem incorporar a "nova forma" de trabalhar ao seu fluxo de trabalho diário, a adoção será mais ampla e a transição ocorrerá de forma mais tranquila.

Software como Digital.ai AgilityPor exemplo, o sistema permite que as equipes da Piontek visualizem as mesmas métricas e o mesmo progresso no trabalho. As tarefas podem ser organizadas e executadas sem a necessidade de uma reunião presencial. Os recursos de comentários e bate-papo facilitam a comunicação sem interromper o fluxo de trabalho. O monitoramento de métricas de trabalho, como código enviado e testes realizados, pode revelar não apenas o progresso do trabalho, mas também se as metas de desempenho estão sendo atingidas.

Como exemplo de como as plataformas certas podem melhorar a comunicação, considere uma causa comum de reuniões dispersas.gs: falta de priorização adequada de tarefas, indicando falta de visão compartilhada.Quando todos os envolvidos em um sprint não sabem ou não entendem quais são as prioridades, podem ocorrer falhas de comunicação e erros. Esse tipo de descoordenação geralmente é causado diretamente pela falta de uma fonte única de informação que todos possam consultar.

Com uma plataforma para coordenação de tarefas e geração de relatórios de métricas, a tecnologia e a estrutura da equipe podem trabalhar em conjunto. Por exemplo, muitas organizações não têm certeza de quais métricas de usuário seriam mais relevantes para cada equipe. Essa incerteza geralmente surge porque os funcionários que trabalham em uma função específica ou em um fluxo de conversão específico estão dispersos em várias equipes. Considerando isso, a Piontek decidiu reorganizar todos em equipes focadas em funcionalidades, e não em tecnologias específicas ou processos internos. Essa estrutura permite que as informações geradas por pipelines de aprendizado de máquina baseados em análise de dados sejam repassadas para a equipe que pode utilizá-las com mais facilidade.

Outra forma de reduzir a necessidade de comunicação direta, observa Holt, é automatizar o que precisa ser automatizado. Concordando, Piontek afirma que a Levi's está investindo em automação com o objetivo de ter um fluxo de trabalho sem atritos, agilizando o lançamento de produtos no mercado e acelerando os ciclos de sprint da equipe. Seu objetivo final: buscar lançamentos consistentes e regulares em cadências previsíveis. Ao mesmo tempo, a empresa visa reduzir a complexidade das tarefas diárias e da coordenação, para que as reuniões se concentrem menos em detalhes e mais na visão de longo prazo.

Aumente sua produtividade através de uma comunicação eficaz.

A colaboração é essencial para o benefícios prometidos da metodologia ágil e da Gestão do Fluxo de Valor (VSM) Estruturas a serem implementadas.

Nas palavras do Scrum Master Christiaan Verwijs: “O Scrum se baseia na observação de que o desenvolvimento de software é uma tarefa muito complexa. À medida que trabalhamos juntos, nossa compreensão tanto do problema quanto da solução aumenta. Isso exige colaboração entre as pessoas que estão realizando o trabalho. Ao trazermos nossa perspectiva individual, experiência, criatividade e sabedoria, temos uma chance maior de compreender esse problema complexo que estamos tentando resolver. Essencial para essa colaboração são as conversas.” 

Partindo desse princípio, a gestão precisa fomentar a confiança na comunicação e fazer com que o trabalho em equipe seja valorizado. Na maioria das vezes, isso pode ser alcançado garantindo que as equipes colaborem em vez de trabalharem isoladamente. Também é preciso proteger a produtividade das equipes, mantendo as reuniões funcionais e focadas em objetivos. Caso contrário, o mínimo que se pode fazer é tornar as reuniões opcionais — ou restritas apenas ao pessoal absolutamente necessário.

Sem os métodos e ferramentas de comunicação ágil adequados, o resultado é a fragmentação. O consultor Anthony Mersino observou a disfunção comum. com as chamadas “equipes Agile” que, na realidade, são “um grupo de indivíduos trabalhando separadamente em suas próprias tarefas. Eles não colaboram nem trabalham em pares, e o backlog da sprint é essencialmente um conjunto de tarefas que cada pessoa realizará. Eles não são uma verdadeira equipe ágil.” 

O problema com uma equipe assim, observa Mersino, é que eles não veem "nenhum valor nas reuniões porque não se importam em aprender ou entender no que os outros membros da equipe estão trabalhando. Eles não precisam, já que são apenas um grupo de indivíduos. Muitas vezes, eles participam dessas reuniões a contragosto, esperando serem questionados sobre seu trabalho, enquanto trabalham freneticamente em seus laptops."

Em outras palavras, se as equipes não veem sentido nas reuniões, considere a perspectiva delas. Busque melhorar o nível de interconexão e colaboração criativa entre as equipes e represente o trabalho de toda a equipe de produto por meio de análises demonstráveis, e não apenas por metas individuais.

O trabalho de aprimoramento da comunicação deve incluir a análise da maneira mais lógica de estruturar equipes e reuniões, fornecendo, ao mesmo tempo, as ferramentas necessárias para facilitar a colaboração produtiva com o mínimo de atrito. Capacidadess como a Levi's já alcançaram esses benefícios, e as lições aprendidas podem ser disseminadas à medida que atingimos um novo patamar de melhoria a cada semana.

Saiba mais sobre como aprimorar a comunicação ágil e tornar as equipes mais colaborativas e eficientes em nosso webinar recente: “Transformando a cultura com a transformação digital, com a participação de Bret Piontek, da Levi's."