La metodología Agile se extiende más allá de las TI: Cómo las TI benefician a los departamentos empresariales “no técnicos”

Como consecuencia del cierre de oficinas en todo el mundo debido a la COVID-19, a mediados de abril de 2020 la mayoría de los equipos pasaron a trabajar completamente en remoto. Este nuevo entorno laboral planteó retos que convencieron a muchos equipos para adoptar prácticas, herramientas y marcos de trabajo ágiles.

De acuerdo con el más reciente State of Agile ReportesEl uso de metodologías ágiles en los equipos de desarrollo de software aumentó a más del doble, pasando del 37 % al 86 % en 2020. Sin embargo, la adopción de metodologías ágiles no se limitó a los departamentos tradicionales relacionados con la tecnología, como desarrollo de software u operaciones. Además de estas áreas, la adopción de metodologías ágiles en las empresas en general se disparó: el 17 % de los departamentos de marketing y seguridad, el 16 % de los departamentos de recursos humanos, el 11 % de los equipos de ventas y el 10 % de los departamentos de finanzas encuestados afirmaron haber adoptado metodologías ágiles durante 2020.

La tasa actual de adopción de metodologías ágiles empresariales entre equipos no técnicos puede no parecer abrumadora, pero supone un crecimiento significativo en comparación con años anteriores. Analizando el 14 State of Agile Informe publicado en mayo de 2020En aquel momento, solo el 7% de los departamentos de marketing, el 6% de los de recursos humanos y el 5% de los de ventas utilizaban técnicas y herramientas ágiles.

La tendencia que observamos es que los equipos de toda la organización buscan una forma de establecer objetivos, canalizar esfuerzos y alinear a los equipos hacia resultados específicos sin necesidad de una microgestión excesiva. Las metodologías ágiles son una herramienta fácilmente accesible que se ajusta a estos criterios porque…

• Establece objetivos claros con ciclos de retroalimentación y revisiones/retrospectivas para monitorear el progreso.
• Permitir la autodeterminación y la autoorganización.
• Adopte un enfoque iterativo para descubrir los mejores métodos para alcanzar los objetivos, adaptándolos a la vez a un entorno empresarial dinámico (e impredecible).

Estas ventajas permitieron un alto nivel de productividad entre los equipos remotos durante el punto álgido de la pandemia de COVID-19, pero pueden seguir potenciando a los equipos presenciales y a los entornos híbridos remotos/presenciales.

La metodología ágil aporta claridad mediante herramientas como Kanban y la planificación de sprints.

Muchos objetivos organizacionales se dan por sentados, lo que significa que no existen directivas específicas comunicadas en lenguaje sencillo más allá del ámbito del trabajo diario. Incluso dentro de departamentos como ventas, que pueden tener cuotas y objetivos, las metas y la visión a largo plazo no se comunican regularmente ni por parte de los líderes de la organización ni de otros departamentos.

La adopción de metodologías ágiles en las empresas ofrece la oportunidad de definir un objetivo claro para los resultados del trabajo diario, a la vez que proporciona clarificación sobre las expectativas. Ofrecer una visión compartida puede unificar a los equipos e impulsar el rumbo, especialmente en departamentos que no están acostumbrados a objetivos rígidos, como Recursos Humanos. 

La metodología ágil obliga a las organizaciones a proporcionar a sus equipos objetivos claros.

Los objetivos ágiles se determinan en función del resultado deseado. Por ejemplo, el departamento de RR. HH. de una empresa podría fijarse como meta dedicar menos tiempo a cada evaluación de desempeño, reduciendo así los costes y el tiempo de las evaluaciones y mejorando la satisfacción de los empleados con el proceso. Otro objetivo posible sería lograr mayores ingresos por venta, lo que permitiría a la empresa reinvertir los beneficios en innovación para convertirse en líder de su sector.

El progreso hacia los objetivos se puede monitorizar mediante una herramienta o punto de referencia fácilmente disponible. Un programa de tablero Kanan, por ejemplo, permite monitorizar el progreso de las tareas de cada miembro del equipo, así como el progreso general hacia la consecución de un hito específico. El rendimiento también se puede medir mediante métricas, como el tiempo de entrega de ciertas etapas del flujo de trabajo, y representarse a través de un panel de control accesible para todo el equipo. 

Los objetivos y metas a pequeña escala deben estar alineados con los objetivos organizacionales más amplios, lo que McKinsey denomina la agilidad de una organización.NorthstarLa mayor cantidad posible de objetivos deben incluir metas medibles, y los objetivos cualitativos deben tener una definición de éxito. Es importante que los objetivos se establezcan con plazos a corto plazo. Si bien se permiten objetivos a largo plazo (especialmente cuando refuerzan la visión general), estos deben desglosarse en hitos más pequeños. También debe haber flexibilidad para revisar los plazos y ajustar el alcance del trabajo según sea necesario, lo cual se realizará al finalizar un sprint y en la posterior retrospectiva/revisión del mismo.

La definición ágil de objetivos y el seguimiento de sprints ayudaron a los equipos remotos a gestionar el trabajo de forma autónoma.

Durante el auge del teletrabajo, la adopción de metodologías ágiles para ciertas herramientas y prácticas permitió a los equipos supervisar el progreso del trabajo y compartir objetivos. Los miembros del equipo dispusieron de repositorios de autoservicio para tareas y el seguimiento de métricas, lo que les permitió gestionar su trabajo diario sin necesidad de supervisión directa. 

Revisar los datos y el rendimiento del último sprint permite a los equipos experimentar, probar nuevos métodos y alcanzar un mejor rendimiento mediante la mejora continua. Por ejemplo, si un sprint arrojó métricas inferiores a las esperadas, el equipo no recibe críticas, sino que se le invita a buscar ideas para mejorar el rendimiento. En algunos casos, un nuevo flujo de trabajo, una nueva política o una nueva herramienta pueden acercar el rendimiento a los objetivos. En otros, simplemente se revisan los objetivos de rendimiento para que sean más realistas.

La gestión del backlog y del portafolio juega un papel fundamental en este proceso. Antes de definir un sprint, el equipo puede revisar el trabajo pendiente y los objetivos no alcanzados, y priorizar cuáles abordar en el siguiente sprint. Este nivel de planificación y organización ayuda a los equipos a definir su rumbo, establecer prioridades con una periodicidad de 7 a 14 días y esforzarse por alcanzar objetivos más ambiciosos que se traducen en un mejor funcionamiento de la empresa y un mayor soporte a los sistemas de entrega de valor.

La metodología ágil permite la autoorganización para evitar la microgestión.

Gestionar meticulosamente a cientos de empleados en una oficina es una tarea agotadora. Hacerlo de forma remota es imposible. Para el verano de 2020, muchos equipos se encontraban atrapados en un ciclo interminable de reuniones por Zoom solo para implementar una estrategia o presentar pruebas de trabajo satisfactorias. Algunos de estos esfuerzos reflejaban la necesidad de adaptarse a la "nueva normalidad", mientras que otros representaban una resistencia a la gestión directa de cada aspecto del trabajo.

La adopción de metodologías ágiles en una organización representa una gran oportunidad para eliminar la microgestión y, al mismo tiempo, permitir que los equipos persigan un objetivo específico.

“La autoorganización es una práctica fundamental dentro de la metodología ágil de trabajo”, afirma el Empresa de consultoría en EuEn la autoorganización, la estrategia y los objetivos de la organización se traducen en metas a nivel de equipo. El equipo puede decidir por sí mismo cómo alcanzar esta meta. Esto requiere que el equipo tome sus propias decisiones, experimente activamente, aprenda de los errores y se adapte continuamente. Si se hace correctamente, puede generar motivación en las personas, ya que adquieren dominio, autonomía y un sentido de propósito. Esto, a su vez, impulsará la productividad.

Durante el trabajo remoto, a los equipos se les solía presentar un objetivo o reto que cumplir. Se les invitaba a determinar por sí mismos la mejor manera de lograrlo, incluyendo la posibilidad de colaborar. Los equipos multidisciplinarios podían formarse de manera improvisada y dinámica. Diversos talentos o disciplinas de conocimiento podían entonces colaborar para alcanzar objetivos específicos, uno a uno.

La improvisación ágil fomenta el descubrimiento y crea modelos de éxito para otros equipos.

Tanto en el entorno de oficina como a distancia, los equipos autogestionados permiten a las personas abordar la resolución creativa de problemas con mayor eficacia que si trabajaran individualmente. También brindan la oportunidad de descubrimientos espontáneos e inesperados, así como de compartir conocimientos. lo que el CEO de Zappos, Tony Hsieh, llama “colisiones”En esencia, al interactuar, los equipos que se autoorganizan se permiten descubrir flujos de trabajo más óptimos o superar los desafíos actuales, a menudo con mucha más eficiencia en comparación con un gerente de alto nivel que determina las soluciones óptimas e intenta resolverlas por decreto, en el estilo de gestión clásico de "cascada".

Los éxitos logrados en pequeños equipos ágiles que actúan de forma dinámica pueden servir de modelo sobre cómo los métodos ágiles pueden extenderse a otros, como se ha visto. en empresas como Levi Strauss & Co..

“Nada convence más a los ejecutivos escépticos que ver a sus propios empleados generar un impacto verificable a través del trabajo ágil”. McKinsey lo señaló en un informe sobre metodologías ágiles de 2019.“Por ejemplo, una empresa de petróleo y gas puso en marcha una serie de proyectos piloto ágiles mediante los cuales equipos multidisciplinarios lograron diseñar pozos en un 50 a un 75 por ciento menos de tiempo que el promedio histórico.”

La metodología ágil ayuda a los equipos y organizaciones a adaptarse a las circunstancias y responder a entornos impredecibles.

A partir de finales de marzo de 2020, la situación laboral, los cierres y las interrupciones en la actividad empresarial evolucionaron de forma impredecible, cambiando a menudo prácticamente a diario. Era imposible implementar un plan maestro que permitiera a los equipos mantenerse a flote hasta el final de la pandemia, un final que aún no se ha materializado por completo. La situación planteaba un problema. Digital.ai El cliente lo comparó con “construir un avión en pleno vuelo”.

La metodología ágil fomenta la flexibilidad al centrarse en el progreso a corto plazo hacia una visión adaptable a largo plazo. Los ciclos ágiles iterativos permitieron implementar, probar y ajustar los cambios a lo largo del tiempo en respuesta a la retroalimentación de los datos.

Por ejemplo, muchos equipos probaron diversas herramientas para encontrar la que mejor facilitaba la comunicación, pasando de Skype a Zoom, luego a Slack y finalmente a Discord. La experimentación permitió a los equipos determinar dinámicamente el flujo de trabajo y las herramientas más adecuadas para cada situación.

Utilizando un ejemplo anterior, Harvard Business Review ilustra cómo la metodología ágil puede dar a los equipos la libertad de seleccionar sus propios métodos de trabajo y ajustarlos en respuesta a los datos de rendimiento:

“Sin embargo, en consonancia con los principios ágiles, el equipo directivo no planifica cada detalle por adelantado. Los líderes reconocen que aún no saben cuántos equipos ágiles necesitarán, con qué rapidez deberían incorporarlos ni cómo pueden abordar las limitaciones burocráticas sin sumir a la organización en el caos. Por lo tanto, suelen lanzar una primera oleada de equipos ágiles, recopilan datos sobre el valor que generan y las limitaciones a las que se enfrentan, y luego deciden si, cuándo y cómo dar el siguiente paso.”

La clave reside en que las metodologías ágiles permiten a las organizaciones y a los equipos descubrir necesidades de forma dinámica. Esta capacidad es importante porque las mejores soluciones a menudo deben evolucionar orgánicamente. Además, adoptar un enfoque rígido puede significar que cambios repentinos —como una pandemia global— pueden trastocar los planes mejor trazados y generar la necesidad inmediata de nuevos enfoques.

La necesidad repentina del teletrabajo cambió nuestra forma de trabajar… probablemente para siempre.

Incluso en medio de nuevas oleadas de variantes de la COVID-19, el entorno empresarial y de oficinas es mucho más estable en comparación con hace un año. Sin embargo, según el informe del 15 de [mes], la situación es crítica. State of Agile Según los datos del informe, pocos equipos volverán al trabajo totalmente presencial: el 56% indicó que haría la transición a un modelo híbrido de oficina/remoto; solo el 3% dijo que volverá a la oficina a tiempo completo, y el 25% dice que espera seguir trabajando totalmente en remoto en un futuro próximo.

Mientras tanto, los encuestados a State of Agile Las encuestas indican que la adopción de metodologías ágiles ha aportado beneficios a los equipos, tales como:

• Mejoró nuestra capacidad para gestionar las prioridades cambiantes — 64% de los encuestados
• Aumento de la productividad del equipo: 47%
• Mejora de la alineación entre negocio y TI: 47%
• Mayor visibilidad del proyecto: 40%
• Reducción del riesgo del proyecto: 39%
• Nos permitió responder mejor a las condiciones volátiles del mercado — 39%
• Mejora de la moral del equipo: 35%

La metodología ágil no es una solución universal ni una panacea instantánea. Su adopción en una organización debe realizarse mediante ciclos iterativos, con espacio para la reflexión, el ajuste y las revisiones estratégicas. Además, la metodología ágil puede tener dificultades para adaptarse a situaciones desconocidas, al menos al principio. Encuesta Gallup de septiembre de 2020Los equipos que habían utilizado metodologías ágiles antes de la pandemia informaron que tuvieron dificultades con muchos aspectos del trabajo remoto.

A pesar de las dificultades iniciales que puede conllevar la adopción de metodologías ágiles en las empresas, el trabajo ágil parece haber llegado para quedarse. Es probable que su adopción en las organizaciones, en todos los departamentos, se convierta en la norma, sobre todo a medida que más personas opten por trabajar desde casa en lugar de en la oficina a tiempo completo y necesiten una metodología que les brinde claridad, autonomía, flexibilidad y, sobre todo, adaptabilidad.

Descubre más sobre cómo la cultura de trabajo ágil ha cambiado y se ha extendido entre las organizaciones durante el último año en nuestra reciente publicación. 15 State of Agile Reportes.