Incorporando el enfoque de planificación ágil a toda su empresa

Los acontecimientos de los últimos doce meses han demostrado que la única certeza es que desconocemos lo que nos depara el futuro. La incertidumbre generada por la pandemia de la COVID-12 impactó profundamente en las organizaciones empresariales, afectando a equipos de prácticamente todos los departamentos.

Persisten los temores sobre los riesgos y la incertidumbre del futuro. Mientras tanto, en muchos casos, los procesos de planificación tradicionales se vieron completamente interrumpidos en los meses posteriores a los confinamientos iniciales por la pandemia, y muchas organizaciones aún no se han recuperado. Si bien es cierto que ningún sector se libró, los más afectados, como la hostelería, el entretenimiento/medios de comunicación y el turismo, quedaron prácticamente paralizados durante meses.

Si bien la pandemia exacerbó la incertidumbre, el ritmo del cambio se ha acelerado durante décadas. Los procesos empresariales tradicionales deben modernizarse, y las disrupciones causadas por la COVID-19 deberían servir de advertencia a las organizaciones rezagadas.

En los últimos meses, los expertos en transformación digital han observado que las organizaciones que lograron evolucionar rápidamente obtuvieron mejores resultados que aquellas a las que les resultó difícil adaptarse. «La capacidad de adaptación y de actuar con rapidez es fundamental para alcanzar el éxito en este nuevo paradigma y permitirá a las empresas fortalecer su resiliencia en los próximos años», como señaló Ben Cotter de PwC en un artículo sobre Reinventarse a sí mismo debido al COVID.

Un cambio fundamental que las organizaciones pueden implementar es eliminar los prolongados ciclos de presupuesto y planificación. Los proyectos que tardan un año o más en completarse, incluso en condiciones ideales, simplemente no pueden resistir los acontecimientos derivados de la inestabilidad global.

En cambio, las empresas pueden avanzar adoptando el planificación ágil Este enfoque iterativo se centra en el corto plazo y, durante años, ha sido empleado por equipos de software y, cada vez más, por otros departamentos empresariales.

Un enfoque ágil unificado aporta beneficios amplificados.

Es fundamental que las organizaciones apliquen la metodología ágil de forma consistente en toda la organización, ya que un enfoque fragmentado generará dificultades adicionales. Cuando la metodología ágil se implementa de forma inconsistente, el resultado serán deficiencias que van más allá de simples picos de rendimiento acelerado.

Por ejemplo, incluso si se adoptan metodologías ágiles entre DevOps Cuando otros equipos y departamentos utilizan metodologías no ágiles, se producen cuellos de botella al transferirse el trabajo. Estas transiciones abruptas en otros departamentos crean lo que esencialmente son atascos, y el consiguiente bloqueo repercute negativamente hasta paralizar el trabajo. DevOps Rendimiento de los equipos.

Además, si otros departamentos no implementan metodologías ágiles, se generarán incongruencias adicionales que dificultarán la verdadera aplicación de la agilidad en la organización. Estas inconsistencias pueden crear obstáculos en diversos departamentos.

Consideremos la contabilidad como ejemplo: fijar presupuestos con una mentalidad de "proyecto" puede conducir a prácticas obsoletas del modelo en cascada. Por ejemplo, puede haber una fase prolongada de recopilación de requisitos, con la expectativa de un único lanzamiento importante al final de cada ciclo de desarrollo. En lugar de utilizar un enfoque de presupuesto fijo, los productos deben financiarse continuamente mientras estén activos. De esta forma, el control presupuestario puede derivarse del seguimiento de los gastos incrementales y la creación de valor en cada etapa del trabajo.

“El modelo de contabilidad de costos del proyecto debe cambiar, pero la solución tiene que ser mutua y los resultados deben servir a los intereses de todos los que leen esos informes contables”, sugiere Steven A. Lowe, gerente de tecnología de producto en Google, en un artículo que analiza el tema. concepto de contabilidad ajustadaY añade: “El primer paso es cambiar el enfoque, pasando del seguimiento de los costes por departamento a la modelización de los costes por flujo de valor”.

Mientras tanto, los departamentos de recursos humanos pueden adoptar un enfoque similar en el proceso de evaluación del talento. Un artículo de Harvard Business Review sobre gestión innovadora del talento revela que “muchas organizaciones han optado por realizar evaluaciones de desempeño frecuentes, a menudo proyecto por proyecto. Este cambio se ha extendido a diversos sectores, como el comercio minorista (Gap), la industria farmacéutica (Pfizer), los seguros (Cigna), las inversiones (OppenheimerFunds), los productos de consumo (P&G) y la contabilidad (todas las firmas de las Cuatro Grandes)”.

Cuando todos los departamentos utilizan Metodologías ágilesDe esta forma, pueden sincronizar no solo sus objetivos, sino también sus áreas de enfoque. Cuando se aplica la metodología ágil a la práctica de las evaluaciones de desempeño, estas se centran más en facilitar un mejor trabajo y en indagar cómo mejorar los procesos diarios. Esto contrasta con el procedimiento típico de evaluación anual del empleado, que generalmente solo determina si se cumplieron los estándares mínimos.

De manera similar, en el área de contabilidad, las métricas ágiles permiten que la presupuestación y las finanzas reflejen las prioridades actuales, eliminando la visión inexacta de centros de “costo” versus centros de “beneficio”.

Si bien la adopción de metodologías ágiles en toda la organización no es necesariamente un mandato, cuanto más uniformemente se apliquen y comprendan sus metodologías, más consistentes serán las prácticas de desempeño y retroalimentación en toda la organización.

Extender los beneficios de la planificación ágil del software a todo lo demás

Con la planificación ágil, se establecen objetivos a corto plazo teniendo en cuenta las metas y los resultados a largo plazo basados ​​en el valor. Este enfoque fomenta el trabajo en ciclos iterativos, conocidos como «sprints». Al final de cada ciclo, se tiene la oportunidad de revisar el desempeño, aprender de él e implementar ese conocimiento en el siguiente sprint.

Un enfoque iterativo para el trabajo que debe completarse tiene varias ventajas principales:

• El alcance de un nuevo proyecto o cambio de producto puede revisarse a medida que los requisitos se vuelven más evidentes.
• Se pueden introducir nuevas ideas y mejoras sin que ello suponga una interrupción significativa del trabajo que se esté realizando.
• Los objetivos del proyecto pueden revisarse en función de un entorno empresarial cambiante, hasta el punto de que se produzca un evento disruptivo global, como la pandemia de COVID.

En algunas organizaciones, existe la tendencia a pensar que los beneficios del método ágil e iterativo se aplican únicamente al desarrollo de software y que intentar aplicar este mismo enfoque a otros departamentos o áreas funcionales conlleva demasiado riesgo. En realidad, lo que resulta demasiado arriesgado es apostar excesivamente por un único resultado previsto. La lentitud en la adaptación es especialmente problemática cuando el cambio se vuelve necesario, como ocurrió tras los cierres de empresas a principios del segundo trimestre de 2020.

Cuando se requiere un cambio, la inacción puede causar daños que afecten a toda la organización. La necesidad de tomar medidas drásticas e inmediatas conlleva más riesgos que un enfoque iterativo en distintos niveles o áreas. Por ejemplo, en contabilidad: si un presupuesto está cerrado, cualquier cambio necesario puede tener graves consecuencias.

De hecho, la metodología ágil puede y debe aplicarse al nivel más alto de trabajo que se realiza en una organización. Harvard Business Review sugiere en un Artículo sobre organizaciones ágiles Si bien la planificación ágil puede no ser adecuada para algunas actividades de la alta dirección, muchas actividades cruciales deberían utilizarla, «incluyendo el desarrollo de estrategias y la asignación de recursos, el fomento de innovaciones disruptivas y la mejora de la colaboración organizacional. Los altos ejecutivos que se reúnen como un equipo ágil y aprenden a aplicar la disciplina a estas actividades logran beneficios de gran alcance».

También es importante señalar que la adopción de metodologías ágiles es más fluida y exitosa cuando existe un compromiso por parte del liderazgo, comenzando desde la alta dirección, lo que permite que la mentalidad ágil permee toda la organización.

Hacer que la metodología ágil sea más generalizada para que las empresas sean menos frágiles.

Aunque la mayoría de las empresas valoran el uso de metodologías ágiles, a menudo se limita a aplicaciones específicas. En nuestro reciente estudio, analizamos cómo se utilizaban las metodologías ágiles. State of Agile PeritajeEl 95% de los encuestados afirma que al menos algunos equipos utilizan metodologías ágiles en sus organizaciones. Sin embargo, la encuesta muestra que, si bien el 33% afirma que más de la mitad de sus equipos utilizan metodologías ágiles, solo el 14% de los encuestados indica que todos sus equipos las utilizan.

Estos resultados indican que es necesario incrementar el uso de metodologías ágiles y que los equipos directivos deben adoptarlas con mayor rapidez. Una transición exitosa a metodologías ágiles reducirá los vestigios de las prácticas empresariales tradicionales. En muchos casos, estas prácticas son las que siguen lastrando a los equipos e impiden que muchas empresas se adapten con facilidad para seguir siendo competitivas, e incluso viables.

La contundente respuesta a la COVID-19 demuestra que las empresas de diversos sectores están dispuestas a flexibilizar sus propias normas contrarias a la agilidad cuando la situación es crítica y la necesidad de actuar de inmediato es evidente. Sin embargo, esa necesidad de acción nunca desaparece, y adoptar un enfoque de planificación ágil es la única manera de impulsar acciones innovadoras en cualquier etapa del trabajo. Sus planes de negocio no se verán afectados si, desde el principio, se desvincula la planificación de las estructuras rígidas. Un enfoque ágil permite soluciones fluidas y más flexibles que, en última instancia, aportarán mayor valor al cliente.

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